Tips för att få till ett bra autosvar…

Kommer du att ha autosvar kopplat till din maillåda under din sommarsemester i år? Hinner du formulera ner några rader du är nöjd med? Här kommer några tips på vad du bör tänka på när du skriver ditt autosvar.

Nu är det sommar och semestertider! Det är med andra ord hög tid att börja fundera över det där med autosvar. Här kommer tio tips för att få till ett bra autosvar. Längre ner i blogger ger jag ett konkret exempel på text att skriva. Längst ner i bloggen kommer också ett praktiskt exempel på ett autosvar som har en viss förbättringspotential. Men först kommer tio tips:

Tio tips för att få till ett bra autosvar…

postladaDet finns det en del fallgropar när man ska lägga in ett autosvar (se exempel nedan). Det kan förefalla enkelt – det är ju något du snabbt kan fixa. Men vill du vara professionell så finns det faktiskt några saker att vara uppmärksam på innan du lägger in ditt autosvar och åker iväg på semester. Här kommer konkreta tips:

1. Ange under vilken period du är frånvarande. Var särskilt tydlig med vilken dag du är på plats igen: “Jag är tillbaka den XX juli”. För det är ju precis den frågan man snabbt vill ha svar på när man får ett autosvar i retur. Man vill helt enkelt veta när du är möjlig att få tag på igen efter din ledighet.

2. Ange om du läser mail eller inte under perioden

3. För akuta ärenden – hänvisa vidare till annan mailadress (eller telefon). Stäm av så att den mailadress du hänvisar till verkligen läses under sommaren

4. Var professionell. Formulera på ett seriöst och språkligt korrekt sätt.

5. Var positiv och trevlig. Att vara lite personlig är ok – men inte att vara privat.

6. Skriv inte alltför långt. När man får ett autosvar med hänvisningar till sju olika andra avdelningar/kontaktpersoner kan det upplevas som komplicerat eller svårt att förstå vad som gäller just för min fråga.

7. Tänk på att ett autosvar alltid handlar om en envägskommunikation. Du kommer inte att finnas på plats för att besvara eventuella följdfrågor kring det du skrivit. Se därför till att du är så tydlig som möjligt. Inga frågetecken ska kvarstå när mottagen läser ditt autosvar.

8. Tänk på vad du förmedlar. Var medveten om att ALLA kommer att få detta autosvar. Det kan handla om gammal eller ung, högutbildad eller lågutbildad, medarbetare eller chef, “språkpolisen” eller slarvern, juristen eller ekonomen, privata vänner eller största kunden, trogna kunder eller nya kunder, Skatteverket, Tullen eller annan myndighet osv. Ditt autosvar måste passa och vara lämpligt för alla.

9. Undvik att skicka underförstådda signaler. I exemplet längst ner i denna blogg kan man läsa mellan raderna att personen inte vill missa något kundtips eller någon ny affär. Detta speglar säkert personens interna arbetssituation. Men frågan är om ALLA verkligen behöver få kännedom om detta? Låt aldrig era interna prioriteringar lysa igenom i ett autosvar. Var istället professionell, neutral och korrekt.

10. Skriv ditt autosvar i god tid före semestern. Att slarvigt slänga ihop några rader på fredag eftermiddag klockan fem när du precis ska lämna kontoret genererar sällan ett professionellt autosvar.

Är du stressad eller osäker på hur du ska formulera dig? Gör ett förslag och låt en annan person, gärna någon som är neutral och ärlig, läsa ditt autosvar för och ge dig återkoppling på det du skriver.

Är du osäker så fråga gärna din chef. Kanske finns det en policy hur ni brukar göra? Vissa företag föredrar att vidarebefordra hela maillådan till en annan person under semesterperioden istället för att ha autosvar. Att fråga eller be om återkoppling kan göra att du undviker eventuella grodor eller felaktigheter som du själv läser förbi i hastigheten.

Trevlig semester!

©Pia Vingestråhle

www.vingestrahle.se

– För dig som vill bli bättre på att leda dig själv och andra –

 

PS: Är du chef eller ledare? Fundera på: Hur undviker du att dina medarbetare skickar ut taffliga autosvar som kanske inte alls ligger i linje med företagets policy, värderingar eller varumärke?


Prenumerera gärna på mitt gratis nyhetsbrev. Fyll i förnamn och e-post i rutan överst till höger.


Läs gärna vidare och se exempel på ett bra svarsmail längre ner i bloggen. Eller exempel på ett som har förbättringspotential… 🙂


sem

Glad sommar!


Exempel på bra autosvar

Här kommer ett generellt exempel på hur du kan formulera ditt autosvar.

Hej,

Tack för ditt mail. Jag går på semester from den 15 juni och är tillbaka igen måndagen den 17 juli.

Har du frågor kring leveranser kontakta: leverans@xxx.xx

Har du frågor kring fakturor kontakta: fakturor@xxx.xx

För övriga frågor vänligen ring vår växel på: 000-000 00 00

OBS! Jag läser ditt mail först efter jag är tillbaka efter semestern så är det något brådskande vänd dig till vår växel för snabbare hantering. Annars återkommer jag till dig efter den 17 juli.

Trevlig sommar!

Vänliga hälsningar

XXXXX XXXXXX


Det kom ett autosvar…

brevlJag fick ett autosvar i maillådan häromdagen och tycker att detta är ett utmärkt exempel att lyfta fram. Jag återger ordagrannt mailet – endast kontaktuppgifter har tagits bort. Jag vill tillägga att det inte är katastrofalt dåligt – men det skulle kunna förbättras! Vi möter alla en mängd olika varianter på autosvar som fladdrar förbi – och det är inte helt ovanligt att råka ut för autosvar som känns mindre professionella och ibland också lite egendomliga eller otydliga.

Så… här kommer ett rykande färskt exempel på autosvar:

Hej! Tack för ditt mejl!
Jag fyller X0 och tänkte fira det med att vara ledig 7e juni till och med den 15e juni.
Och för att fira lite extra så kommer jag inte att läsa mejl under dessa dagar.
OM ditt ärende gäller ett leads/affär så skicka det under denna period till xxx@xxxxx.xx (med ett CC till min e-post).
Gäller ärendet just mig och det är akut så kan du alltid skicka ett SMS på 000-0000000
PS Tyvärr kan det vara så att jag kommer ha så många e-post i min inkorg när jag kommer tillbaka att jag inte kommer hinna läsa just ditt meddelande, så mejla gärna igen efter den 15e om du vill vara säker.


Vilka signaler gav detta autosvar-meddelande?

epostlådaJag vill börja med att lyfta fram det som är positivt. För meddelandet har en hel del positiva sidor:

  • Datum för frånvaron är tydligt angivet
  • Det finns en lättsam, positiv och trevlig ton i mailet
  • En tydlighet finns om att mail inte läses under ledigheten
  • Information finns (delvis) om var man kan vända sig om det är brådskande.

Men… det finns samtidigt en del saker som skulle kunna gjorts annorlunda eller bättre:

– Tidpunkt för vilken dag som personen är åter är inte tydligt angiven. Formuleringen “efter den 15e” är luddigt och skulle kunna förtydligas till “Jag är tillbaka igen den 16 juni”. Annars får man som mottagare av detta autosvar själv börja fundera på om personen är tillbaka den 16:e eller om den 15:e rent av kan vara en fredag och vederbörande först nås måndagen den 18:e…

– Det finns tydliga hänvisningar när det gäller a) “leads/affär” b) personliga riktade frågor – men inte vad gäller övriga ärenden. Var vänder man sig om man har ett annat brådskande ärende? Detta är inte angivet.

– Det som handlar om “leads/affär” lyfts i mailet tydligt fram som det allra viktigaste. Sälj må vara prioriterat – men är det något man vill låta skina igenom och skickas ut till ALLA som mailar? Det kan dessutom finnas en risk att den som sökt kontakt uppfattar ett bakomliggande budskap som säger: “Denna person är rädd att missa någon affär under sin semester – för denna person vill ju gärna sälja – Allt annat är inte så viktigt – det kan alltid vänta” vilket sannolikt inte är ett budskap man vill delge publikt.

– Och slutligen: Att i ett PS säga att man kommer att ha så mycket mail efter 1 veckas semester att man inte hinner hantera eller ens läsa dem alla känns inte helt seriöst. Man kan undra: a) Saknar personen en grundläggande förmåga att strukturera och hantera sin e-postlåda? b) Har personen så mycket mail efter en veckas frånvaro att han/hon inte klarar av att hantera situationen? I sådana fall är företaget antingen kraftigt underbemannat eller dåligt fungerande. Men framförallt undrar man: c) Är mitt mail / ärende verkligen så oviktigt att personen inte ens kommer att läsa det?

postlåda

Så vad säger du om detta exempel? Hur stort förtroende känner du när du läser detta autosvar? Ange gärna på en skala från 1 till 10 där 1 = litet/inget förtroende och 10 = ett högt förtroende/ett professionellt intryck.

Leave a Reply

Your email address will not be published.